Guida completa

Dopo il login trovi la barra laterale sinistra con 15 voci di menu, che corrispondono alle sezioni di questa guida. Al centro si trova l'area di lavoro principale. In alto a destra è sempre disponibile la ricerca globale, per trovare qualsiasi elemento (cliente, evento, documento…) in pochi secondi.

• Dashboard — panoramica immediata della situazione
• Calendario — tutti gli eventi su una vista temporale
• Clienti — anagrafica e pipeline commerciale
• Preventivi — offerte commerciali con editor integrato
• Contratti — documenti definitivi con tracciamento pagamenti e firme
• Eventi — cuore del gestionale, con tutte le informazioni sull'ingaggio
• Da fare — task, prove e promemoria del team
• Collaboratori — musicisti e tecnici che collaborano con te
• Formazioni — gruppi di collaboratori che suonano insieme
• Progetti — contesti artistici (stagione, tour, repertorio tematico)
• Repertori e scalette — gestione brani con import/export
• Compensi — pagamenti ai collaboratori con tracciamento ritenuta
• Veicoli e attrezzatura — logistica e inventario
• Documenti — archivio centralizzato di file e media
• Impostazioni — configurazione del team e dell'account

BandCalendar è progettato per non interrompere il tuo flusso di lavoro:

• Le azioni secondarie (aggiungere un documento, selezionare una formazione…) si aprono in una finestra di dialogo, senza navigare via dalla pagina corrente.
• Le modifiche ai campi principali vengono salvate automaticamente — non c'è un pulsante "Salva" da premere.
• Gli upload di file sono immediati: il file viene caricato non appena lo selezioni.
• Le liste lunghe usano sempre la ricerca sul server: digita almeno 2 caratteri per filtrare i risultati.

Per accedere vai su bandcalendar.it e clicca su Accedi. Se non hai ancora un account, scegli Inizia gratis: la registrazione è gratuita e non richiede carta di credito. Il piano Free include 60 MB di storage e tutte le funzionalità base.

Nella parte alta trovi 4 riquadri numerici che riassumono i dati più importanti del momento:

Se sei nuovo, nella Dashboard compare un riquadro con 3 suggerimenti per iniziare:

• Completa il profilo del team e invita i collaboratori (→ Impostazioni)
• Configura le formazioni e i template di documenti (→ Formazioni)
• Crea il tuo primo preventivo (→ Preventivi)

Una volta completati i passi, il riquadro può essere chiuso cliccando la X in alto a destra.

La parte centrale della Dashboard contiene 4 widget che aggiornano in tempo reale:

• Prossimi eventi — lista degli eventi in arrivo con data, tipo e cliente. Cliccando su un evento si apre il dettaglio.
• Attività recenti del team — log delle ultime azioni effettuate dai membri del team.
• Preventivi da seguire — preventivi inviati che aspettano risposta, con importo e giorni trascorsi.
• Incassi attesi — pagamenti in scadenza da contratti firmati, con l'importo residuo.

In alto a destra puoi passare tra 4 viste:

• Eventi — colorati per tipo (matrimonio, aziendale, privato…), configurabili dalle Impostazioni
• Prove — con luogo e orario, evidenziate con un colore dedicato
• Attività / Da fare — to-do con scadenza, visibili come elementi giornalieri
• Promemoria — avvisi temporali, visualizzati nel giorno della scadenza

Cliccando su qualsiasi elemento nel calendario si apre un popup rapido con le informazioni principali e le azioni disponibili:

• Vedere data, ora, luogo e cliente dell'evento
• Aprire il dettaglio completo con un clic
• Modificare rapidamente il titolo o lo stato
• Eliminare l'elemento
• Copiare o condividere l'evento

BandCalendar supporta 5 categorie di clienti:

• Privato — sposi, famiglie, privati
• Azienda — aziende che organizzano eventi aziendali
• Agenzia — agenzie eventi o wedding planner
• Locale — ristoranti, hotel, locali da ballo
• Ente pubblico — comuni, associazioni, enti

I clienti sono organizzati in una board Kanban con 5 colonne che rappresentano lo stato della relazione commerciale:

Puoi trascinare la card di un cliente da una colonna all'altra per aggiornarne lo stato. Ogni card mostra nome, tipo, email/telefono e le azioni rapide (email, WhatsApp, nuovo preventivo, elimina).

Cliccando su un cliente si apre la pagina di dettaglio con 4 tab:

• Panoramica — dati anagrafici (titolo onorifico, nome, tipo, stato), contatti (email, telefono, indirizzo), dati fiscali (P.IVA, CF, codice SDI), percentuale provvigione, note
• Documenti — tutti i preventivi e contratti legati a questo cliente, con stato e importo
• Eventi — elenco degli eventi in cui il cliente è coinvolto
• Storico — cronologia di tutte le azioni registrate (modifiche, invii, ecc.)

Dal dettaglio o dalla card del cliente puoi comunicare direttamente:

• Email — apre la composizione con indirizzo precompilato
• WhatsApp — apre la chat WhatsApp con il numero del cliente (link wa.me)
• Nuovo preventivo — crea un preventivo già associato al cliente
• Nuovo evento — crea un evento già associato al cliente

Il flusso tipico è: Bozza → Inviato → Accettato (o Rifiutato). Quando il cliente apre il link pubblico del preventivo, lo stato passa automaticamente a "Visionato".

Clicca su Nuovo preventivo dalla lista o dal dettaglio di un cliente. Nel dialogo di creazione inserisci:

• Titolo del preventivo
• Cliente (ricercabile per nome)
• Evento associato (opzionale)
• Template di partenza (opzionale)

• Panoramica — numero progressivo, stato, date (creazione/invio/scadenza), cliente, importo totale e voci
• Preventivo — editor WYSIWYG del documento. Puoi scegliere un template di layout (intestazione, colori, font) e un template di contenuto (testo precompilato con variabili automatiche)
• Note — note interne visibili solo al team, non incluse nel PDF
• Versioni — ogni volta che invii una nuova versione, la precedente viene salvata. Puoi confrontare v1, v2, ecc.
• Storico — tutte le azioni registrate (creazione, modifica, invio, apertura da parte del cliente…)

• PDF — scarica il preventivo in formato PDF
• WhatsApp — invia il link pubblico via messaggio WhatsApp
• Email — invia via email con template personalizzabile
• Link pubblico — genera un URL che il cliente può aprire senza login
• Genera contratto — crea automaticamente un contratto basato su questo preventivo
• Duplica — copia il preventivo per un altro cliente o evento

Dalla tab Template nella lista preventivi puoi creare strutture riutilizzabili:

• Template di layout — definisce l'aspetto grafico (intestazione, font, colori, logo)
• Template di contenuto — testo precompilato con variabili ({cliente.nome}, {evento.data}, ecc.)

• Panoramica — numero contratto, stato, date, cliente, importo totale e caparra
• Contratto — editor WYSIWYG identico a quello dei preventivi, con template di layout e contenuto
• Pagamenti — registro dei pagamenti ricevuti con importo, metodo e data; mostra il saldo residuo
• Firme — raccolta della firma del cliente e del titolare della band
• Note, Versioni, Storico — come nei preventivi

La tab Pagamenti permette di tracciare tutti i versamenti ricevuti:

• Aggiungi pagamento — inserisci importo, data, metodo (bonifico, contanti, carta…) e note
• Saldo — il sistema calcola automaticamente il totale pagato e il residuo
• Stato di pagamento — Non pagato / Parzialmente pagato / Pagato (aggiornato automaticamente)

La firma è decorativa (immagine disegnata) e serve per formalizzare l'accordo nel documento PDF:

• Firma del cliente — il cliente firma sul link pubblico del contratto usando il dito o il mouse
• Firma del titolare — il titolare della band aggiunge la propria firma dalle Impostazioni
• Ogni firma riporta nome e data di apposizione

I tipi di evento (matrimonio, aziendale, privato, concerto…) sono completamente personalizzabili dalle Impostazioni → Tipi. Ogni tipo ha un colore associato, visibile nel Calendario.

La scheda evento è ricca di informazioni, organizzate in 12 tab:

Se organizzi spesso lo stesso tipo di evento (es. matrimonio standard), puoi creare un template evento con tutti i campi precompilati. Al momento della creazione basta scegliere il template e tutti i valori vengono copiati automaticamente.

Le attività sono organizzate in 4 colonne:

Puoi spostare un'attività da una colonna all'altra trascinandola, oppure cambiando lo stato dal menu dell'attività.

• Titolo — descrizione breve dell'attività
• Priorità — Bassa, Media, Alta, Urgente (con colori diversi)
• Categoria — personalizzabile dalle Impostazioni (es. "Amministrativo", "Tecnico", "Artistico")
• Assegnatario — membro del team responsabile
• Scadenza — data entro cui completare l'attività
• Cliente e Evento — collegamento opzionale a un contesto specifico
• Checklist — sotto-attività da spuntare una ad una
• Commenti — conversazione interna tra i membri del team

Oltre alle attività, la sezione Da fare include due elementi speciali:

• Prove — pianifica sessioni di prova con data, ora, durata e luogo. Compaiono nel Calendario con un colore dedicato.
• Promemoria — avvisi temporali (es. "Richiamare cliente tra 3 giorni"). Compaiono nel Calendario nel giorno stabilito.

Per attività che si ripetono (es. "Inviare fattura mensile", "Prova settimanale") puoi impostare una regola di ricorrenza: giornaliera, settimanale, mensile o personalizzata.

La lista mostra tutti i collaboratori con foto (se disponibile), nome, tipo, contatti e formazioni di appartenenza. Puoi filtrare per:

• Ricerca testo (nome o email)
• Tipo (strumentista, vocalist, tecnico…)
• Stato (Attivo / Inattivo)

• Panoramica — nome, tipo/strumento, compenso base, stato (Attivo/Inattivo), email, telefono, note
• Formazioni — formazioni a cui il collaboratore appartiene
• Progetti — progetti in cui è coinvolto
• Eventi — storia completa degli eventi a cui ha partecipato
• Foto — foto profilo e galleria immagini
• Documenti e Media — file in 3 categorie: documenti, multimedia, altri file
• Compensi — riepilogo di tutti i compensi registrati per questo collaboratore

I tipi (es. "Chitarrista", "Batterista", "Tecnico del suono") sono completamente personalizzabili dalle Impostazioni → Tipi. Puoi creare tutti i tipi che vuoi.

Ogni card mostra nome, stato, numero di membri e note. Puoi filtrare per nome o stato (Attiva / Inattiva).

• Panoramica — nome, stato, note e riepilogo delle associazioni principali
• Membri — lista dei collaboratori con il loro ruolo/strumento nella formazione
• Progetti — progetti in cui questa formazione è coinvolta
• Eventi — tutti gli eventi in cui la formazione è stata impiegata
• Foto — foto rappresentativa della formazione
• Documenti e Media — file in 3 categorie

Dalla tab Membri clicca Aggiungi membro: si apre una finestra di ricerca (digita almeno 2 caratteri del nome) che mostra i collaboratori disponibili. Una volta selezionato, puoi specificare il ruolo all'interno della formazione.

Usa i progetti quando hai un'organizzazione più strutturata che va oltre la singola formazione:

• Una formazione principale a cui si aggiungono collaboratori extra (guest, ospiti)
• Una serie di eventi con un repertorio e una scaletta comuni
• Un contesto con budget e compensi propri

Il dettaglio progetto include:

• Informazioni generali — nome, descrizione, stato, immagine di copertina
• Formazioni — una o più formazioni assegnate
• Collaboratori extra — musicisti aggiuntivi rispetto alla formazione base
• Eventi — tutti gli eventi collegati al progetto
• Scalette — scalette create per il progetto
• Foto — galleria fotografica
• Documenti e Media — file in 3 categorie

Un repertorio è una raccolta di brani organizzata per uno scopo specifico (es. "Repertorio matrimoni", "Brani jazz", "Cover anni '80"). Un repertorio può essere collegato a formazioni, progetti e clienti.

Ogni brano ha questi campi:

• Titolo e autore/artista originale
• Durata
• Tonalità (Do, Re, Mi…)
• Codice ISWC e codice SIAE (per la rendicontazione)
• Note interne (arrangiamento, indicazioni per i musicisti)

I brani nel repertorio possono essere riordinati con il drag&drop.

• Import — carica un file CSV con i brani. Il sistema mappa automaticamente le colonne.
• Export — esporta i brani selezionati in CSV o Excel, scegliendo le colonne da includere.
• Sposta — trasferisci brani selezionati in un altro repertorio.
• Condivisione — genera un link per condividere il repertorio (o una selezione) con altri.

Una scaletta è un sottoinsieme ordinato di brani per un evento specifico. A differenza del repertorio (che è una raccolta ampia), la scaletta definisce l'ordine preciso in cui i brani verranno eseguiti durante la serata.

• Ogni scaletta può essere collegata a un evento e/o a un progetto
• I brani possono essere riordinati con il drag&drop
• La scaletta mostra la durata totale e il tempo di esecuzione
• Puoi condividere la scaletta con i collaboratori o con il cliente

• Periodo — seleziona un intervallo di date personalizzato
• Formazione — filtra per una specifica formazione
• Progetto — filtra per un progetto
• Collaboratore — vedi solo i compensi di una persona

I compensi si inseriscono principalmente dalla tab Compensi del dettaglio evento. Dalla sezione Compensi globale puoi:

• Aggiungere un compenso — per un collaboratore e un evento specifico
• Aggiungere un anticipo — registrare un anticipo già versato
• Modificare lo stato — segnare un compenso come pagato
• Eliminare un compenso

Registra i veicoli disponibili per gli spostamenti verso gli eventi:

• Tipo — auto, furgone, van, minibus, camion, altro
• Nome / targa
• Capienza carico (m³) e posti a sedere
• Proprietà — Della band, Di un collaboratore, Noleggio
• Stato — Disponibile, In uso, In manutenzione, Noleggio scaduto
• Data scadenza noleggio (se applicabile)

Inventario di tutto l'equipaggiamento della band e dei collaboratori:

• Categoria — strumenti musicali, impianto audio (PA), microfoni, luci, backline, cavi, altro
• Nome, descrizione, numero di serie/matricola
• Quantità disponibile
• Proprietà — Mia/Della band, Di un collaboratore, Noleggio, Della location
• Stato — Disponibile, In uso, In manutenzione, Fuori servizio

Dal dettaglio di un evento (tab Logistica) puoi selezionare quali veicoli e attrezzatura portare. Questo ti permette di pianificare in anticipo cosa serve per ogni serata e chi trasporterà cosa.

I file sono organizzati in 3 categorie principali:

• Upload — carica file trascinandoli o selezionandoli dal computer. L'upload è immediato, non serve premere Salva.
• Anteprima — le immagini e i PDF mostrano una miniatura automatica
• Versioni — ogni volta che carichi una nuova versione dello stesso documento, la precedente viene conservata nello storico delle versioni
• Associazioni — collega un documento a eventi, clienti o collaboratori specifici
• Download — scarica il file originale in qualsiasi momento
• Condivisione — genera un link di condivisione
• Rinomina — modifica il nome del file con un click
• Elimina — rimozione con conferma inline

Non devi necessariamente caricare i file dall'archivio Documenti. Ogni entità del gestionale (evento, cliente, collaboratore, formazione…) ha la propria tab Documenti e Media dove puoi caricare file direttamente nel contesto giusto.

Configura le informazioni principali del tuo team/band:

• Nome del team e descrizione
• Sede/città di base (usata per calcolare la distanza dagli eventi)
• Logo della band (usato nei documenti PDF)
• Firma scansionata del titolare (immagine PNG/JPG, usata nei contratti firmati)

Nella stessa tab trovi anche la gestione dei membri del team: visualizza chi fa parte del team, invita nuovi membri tramite email, cambia i ruoli e rimuovi chi non ne fa più parte. I ruoli disponibili sono:

Visualizza il piano corrente, lo storage utilizzato e le funzionalità incluse. Da qui puoi fare upgrade al piano superiore.

Ogni piano include limiti numerici per le risorse principali. Ad esempio, i repertori sono limitati a 2 (Free), 20 (Basic), 70 (Pro) e 600 (Business).

Personalizza le categorie usate in tutto il gestionale:

• Tipi evento — crea i tuoi (Matrimonio, Aziendale, Concerto, Privato…) con colore personalizzato
• Categorie attività — organizza i to-do (Amministrativo, Artistico, Tecnico…) con colore
• Tipi collaboratore — definisci i ruoli (Chitarrista, Bassista, Tecnico del suono…)
• Categorie attrezzatura — classifica l'equipaggiamento (PA, Strumenti, Luci…)
• Tipi veicolo — categorizza i mezzi di trasporto

Collega BandCalendar a servizi esterni. Attualmente disponibile: integrazione con Google Calendar per sincronizzare gli eventi di BandCalendar con il tuo calendario Google.

Configura le preferenze per le notifiche: scegli quali eventi ti devono essere notificati e attraverso quali canali (notifiche push del browser, email). Puoi attivare o disattivare le notifiche per ogni tipo di attività.

Crea template riutilizzabili per le comunicazioni più frequenti:

• Template WhatsApp — messaggi precompilati con variabili ({cliente.nome}, {evento.data}…)
• Template Email — corpo email con variabili automatiche
• Puoi creare un numero illimitato di template e scegliere quello giusto al momento dell'invio

Esporta un backup completo di tutti i dati del team in formato JSON: eventi, clienti, preventivi, contratti, scalette, brani, collaboratori, formazioni, attrezzatura, veicoli, documenti e categorie. È possibile anche ripristinare i dati caricando un file di backup precedentemente esportato (attenzione: il ripristino sostituisce tutti i dati esistenti).