Domande frequenti

BandCalendar è un gestionale SaaS pensato per musicisti professionisti e semi-professionisti che suonano in concerti o eventi privati: wedding band, band da ballo, gruppi jazz, ensemble da cerimonia, DJ, entertainer e in generale chiunque gestisca ingaggi, clienti, contratti e collaboratori.

È utile sia al leader della band che si occupa di tutta la parte organizzativa, sia ai singoli musicisti che vogliono tenere traccia dei propri gig e compensi.

Il problema non è la singola email o il singolo contratto — è la somma del tempo perso: un contratto in Word richiede circa 30 minuti da zero. Con 50 gig l'anno sono 25 ore solo di copia-incolla. Aggiungici le email disperse, i messaggi WhatsApp senza traccia, le scalette che ogni musicista ha in una versione diversa, e il risultato è un secondo lavoro non retribuito.

BandCalendar centralizza tutto, elimina i doppioni e fa in modo che:

• Un preventivo si prepara in pochi minuti, non mezz'ora
• Il contratto si genera dal preventivo con un clic
• Il cliente firma online senza stampare nulla
• Tutti i musicisti vedono la scaletta aggiornata in tempo reale
• Sai sempre chi ha pagato e chi no, senza Excel paralleli

BandCalendar è progettato pensando principalmente al mercato degli eventi privati (matrimoni, feste aziendali, compleanni, eventi esclusivi), ma si adatta bene a qualsiasi contesto in cui ci siano: ingaggi da gestire, clienti da seguire, collaboratori da coordinare e compensi da tracciare.

Funziona bene per: quartetti jazz in residenza, band da ballo, ensemble da cerimonia, DJ con organico di supporto, tribute band, orchestre da ballo, animatori musicali.

L'interfaccia è in italiano e alcuni elementi (ritenuta d'acconto, codice fiscale, codice SDI) sono pensati per il mercato italiano. L'applicazione funziona tecnicamente da qualsiasi paese, ma al momento è ottimizzata per musicisti italiani. Una versione internazionale è prevista nelle fasi successive di sviluppo.

Sì. Il piano Free è gratuito per sempre, non richiede carta di credito e include tutte le funzionalità principali. È un buon punto di partenza per esplorare il gestionale o per chi ha un volume di attività contenuto.

La differenza tra i piani non riguarda solo lo storage (che è comunque acquistabile separatamente come pacchetto aggiuntivo su qualsiasi piano), ma soprattutto i limiti numerici sulle entità:

Il piano Free è adatto a chi muove i primi passi o ha un'attività ridotta. Per una band attiva con più di una ventina di ingaggi l'anno, il piano Basic (€5,90/mese) rimuove i limiti più vincolanti a un costo molto contenuto. I piani Pro e Business sono pensati per realtà più strutturate o per chi gestisce organici numerosi. Tutti i piani prevedono uno sconto con la fatturazione annuale.

Da Impostazioni → Admin puoi invitare i tuoi collaboratori inserendo la loro email. Riceveranno un link per registrarsi direttamente nel tuo team. Puoi assegnare a ciascuno un ruolo:

• Proprietario — accesso completo, gestisce fatturazione e team
• Admin — accesso completo a tutte le funzionalità, può invitare altri
• Membro — crea e modifica contenuti, non gestisce il team
• Visualizzatore — vede tutto ma non può modificare nulla

Il ruolo Visualizzatore è ideale per collaboratori esterni o temporanei a cui vuoi far vedere scalette ed eventi senza dare loro accesso alla parte amministrativa (contratti, compensi, dati clienti).

Ogni account BandCalendar corrisponde a un team. All'interno del team puoi creare più formazioni (es. "Duo acustico", "Jazz 4tet", "6tet con tromba e sax") e più progetti (es. "Stagione matrimoni 2027", "Tour estivo", "Tributo a Frank Sinatra"). Clienti, preventivi e contratti sono condivisi tra tutto il team, ma puoi sempre filtrare per formazione o progetto.

Assolutamente sì. Non devi per forza avere un team di collaboratori. Come solista, BandCalendar ti aiuta a tenere traccia di:

• Clienti e pipeline commerciale (chi ti ha contattato, in che fase siete)
• Preventivi e contratti da inviare e firmare
• Calendario dei tuoi gig
• Incassi e compensi ricevuti
• Repertorio e scalette personalizzate per ogni evento
• Documenti e file (rider tecnico, foto promo, tracce demo)

In BandCalendar crei una scheda per ogni cliente con tutti i suoi dati (contatti, tipo, note, dati fiscali) e lo posizioni nella pipeline commerciale:

• Lead — ha fatto una richiesta di informazioni
• In trattativa — stiamo discutendo il preventivo
• Attivo — ha firmato il contratto
• Da ricontattare — si è interrotto il dialogo, va seguito
• Archiviato — evento concluso o trattativa chiusa

Dallo storico del cliente vedi ogni azione registrata: quando l'hai contattato, quando hai inviato il preventivo, quando ha firmato. Zero fogli di carta, zero email da cercare.

Dal dettaglio del preventivo (o del contratto) clicca su WhatsApp: si apre la composizione del messaggio con il numero del cliente già inserito e un testo precompilato con il link al documento. Il cliente apre il link direttamente sul suo smartphone senza scaricare nulla.

Dai template messaggi (Impostazioni → Comunicazioni) puoi personalizzare il testo che viene precompilato, con variabili automatiche come il nome del cliente o la data dell'evento.

No. Il cliente riceve un link pubblico e può aprire il documento (preventivo o contratto) direttamente dal browser, senza account e senza scaricare alcuna app. Dal documento può leggere il contenuto, apporre la firma digitale e il sistema notifica automaticamente la band quando il cliente ha firmato.

Sì, in più posti. Ogni evento ha una tab Note libere dove annotare qualsiasi dettaglio specifico. I brani richiesti dagli sposi entrano nella scaletta dell'evento. Per le informazioni sulla venue (parcheggio, dress code, contatto tecnico, orario arrivo invitati, orario del soundcheck) la tab Luogo e data e la tab Logistica sono i posti giusti.

In questo modo tutti i membri del team vedono le stesse informazioni aggiornate, senza che il leader debba rispondere agli stessi messaggi dieci volte.

No. Puoi creare template di preventivo con il tuo testo standard, le voci di prezzo tipiche e il layout grafico personalizzato (logo, colori, font). Quando crei un nuovo preventivo, scegli il template e trovi tutto già precompilato. Le variabili automatiche ({cliente.nome}, {evento.data}, ecc.) vengono sostituite in automatico con i dati reali del cliente e dell'evento.

Il risultato è che un preventivo completo si prepara in 3-5 minuti invece di 30.

No. Dal preventivo accettato clicca su Genera contratto: il sistema crea automaticamente un contratto pre-compilato con tutti i dati già presenti nel preventivo (cliente, importo, data, condizioni). Puoi poi modificarlo con l'editor WYSIWYG prima di inviarlo.

Anche per i contratti esistono template con il testo legale standard della tua band, così non riscrivi mai le clausole boilerplate.

Con BandCalendar no. Il processo è completamente digitale:

• Invii al cliente il link del contratto via WhatsApp o email
• Il cliente apre il link sul suo dispositivo (PC o smartphone)
• Firma direttamente sul schermo con il dito o il mouse
• Il sistema registra la firma con nome e data
• Tu ricevi la notifica che il contratto è stato firmato
• Il PDF firmato è disponibile per il download immediato

Niente stampe, niente scanner, niente email avanti e indietro. Il cliente ci mette 2 minuti dal divano di casa.

Tecnicamente si tratta di una Firma Elettronica Semplice (FES), definita dal Regolamento eIDAS (UE n. 910/2014) e giuridicamente valida in Italia per la maggior parte dei contratti di servizio. È lo stesso standard ormai adottato da operatori telefonici, provider internet, società di noleggio e palestre per i propri contratti di attivazione.

BandCalendar mantiene uno storico delle versioni di ogni preventivo. Quando invii una versione aggiornata, la precedente viene archiviata automaticamente con numero di versione (v1, v2, v3…). Il cliente vede sempre l'ultima versione tramite il suo link, che rimane lo stesso. Non devi mandare un nuovo link ogni volta.

Ogni contratto ha una tab Pagamenti: aggiungi ogni versamento ricevuto (importo, data, metodo: bonifico, contanti, carta…) e il sistema calcola automaticamente il totale pagato e il residuo. Lo stato del contratto passa da Non pagato → Parzialmente pagato → Pagato in automatico.

Dalla Dashboard vedi sempre il riquadro "Incassi attesi" con tutti i contratti che hanno ancora un saldo da incassare.

Il sistema non invia notifiche automatiche in questo senso (funzionalità prevista in roadmap), ma puoi verificarlo in ogni momento dalla lista contratti: i contratti in stato Inviato sono quelli ancora in attesa di firma. Puoi anche creare un'attività nella sezione Da fare con una scadenza di promemoria.

Il matrimonio è l'ingaggio più articolato: mesi di trattativa, richieste che cambiano, logistica complessa, molti soldi in gioco e nessun margine di errore. Ecco il flusso tipico su BandCalendar:

BandCalendar non elimina le comunicazioni con gli sposi — ma le centralizza. Ogni informazione confermata trova il suo posto nell'evento:

• Brani richiesti → scaletta dell'evento (aggiornabile in ogni momento)
• Orario cerimonia, ingresso sposi, taglio torta → tab Note o Luogo e data
• Contatto wedding planner o responsabile venue → scheda cliente o note evento
• Variazioni al contratto → nuova versione preventivo/contratto
• Richieste speciali → note interne dell'evento, visibili a tutto il team

Quando qualcosa cambia, aggiorni il campo corrispondente una volta sola. Tutti i musicisti vedono l'informazione aggiornata senza che tu debba girare il messaggio a 7 persone su WhatsApp.

Crei la scaletta dell'evento dalla tab Scalette. Puoi:

• Aggiungere brani dal repertorio della band (cercandoli per titolo o artista)
• Inserire brani richiesti dagli sposi anche se non sono nel tuo repertorio standard
• Riordinare i brani con il drag & drop
• Dividere la scaletta in set (es. aperitivo, cena, serata danzante)
• Condividere la scaletta con un link — gli sposi possono vederla senza account

La scaletta è sempre aggiornata in tempo reale: se aggiungi un brano alle 23:00 la sera prima, tutti i musicisti lo vedono aprendo l'app il mattino.

Ogni membro del team, aprendo BandCalendar, vede l'evento della serata con:

• Indirizzo con mappa integrata (OpenStreetMap)
• Orari: arrivo, soundcheck, inizio cerimonia, pause, fine serata
• Scaletta aggiornata con tutti i brani in ordine
• Note specifiche (dress code, dove parcheggiare, contatto in loco)
• Attrezzatura e veicolo assegnati per la logistica

Zero messaggi di "A che ora ci troviamo?" o "Qual è l'indirizzo esatto?" la mattina del matrimonio. Tutto è lì, sempre disponibile.

I matrimoni solitamente prevedono un acconto alla firma del contratto e il saldo poco prima o il giorno dell'evento. In BandCalendar puoi strutturare il contratto con due importi separati (acconto e saldo) e registrare i pagamenti man mano che arrivano dalla tab Pagamenti del contratto. Il sistema mostra in ogni momento il residuo e aggiorna lo stato automaticamente.

La Dashboard mostra sempre il riepilogo degli incassi attesi, così non dimentichi mai di incassare il saldo.

La struttura del gestionale è la stessa, ma il flusso è più semplice e veloce per le serate nei locali:

• Il cliente è il locale (ristorante, club, hotel, ente) — lo inserisci una volta e lo riusi per ogni data
• Il contratto è spesso standard e ricorrente — un template basta per tutta la stagione
• Il pagamento spesso avviene in contanti la sera stessa — lo registri dalla tab Pagamenti in 30 secondi

Per una band che suona 40 serate in stagione nello stesso circuito di locali, BandCalendar permette di gestire ogni data in pochi minuti grazie ai template e alle associazioni preesistenti.

Crea una formazione per ogni configurazione standard: ogni evento usa quella appropriata, e puoi sostituire singoli musicisti direttamente nell'evento.

In BandCalendar crei una formazione per ogni configurazione possibile (es. "Duo Voce e Piano", "Quartetto standard", "6tet con Sax e Tromba"), e colleghi quella appropriata all'evento in corso.

Quando un musicista non è disponibile, nella tab Formazioni dell'evento sostituisci quel membro con il sostituto. Il sostituto entra nel team come collaboratore e vede automaticamente le informazioni dell'evento a cui è assegnato.

Dalla tab Logistica dell'evento assegni le attrezzature specifiche all'evento: chi porta il PA, chi porta i microfoni, chi usa la consolle del locale. Ogni musicista vede nel proprio evento solo l'attrezzatura di sua pertinenza.

Nell'inventario attrezzatura puoi specificare il proprietario di ogni pezzo (mia, della band, di un collaboratore, della location) per non fare mai confusione su "di chi è quel mixer?"

Per concerti pubblici (festival, rassegne, sagre) il flusso è identico alle serate private: crei un evento, lo colleghi all'organizzatore (che è il tuo "cliente" in BandCalendar), generi il contratto e tracci il pagamento nella tab Pagamenti. La sezione Compensi ti permette di registrare quanto va a ciascun musicista dopo il pagamento.

Importa il tuo repertorio in massa tramite CSV — titolo, artista, tonalità, durata — e in pochi minuti hai tutto in BandCalendar, in un'unica versione sempre aggiornata per tutti.

Puoi importare i brani in massa tramite un file CSV (esportabile da Excel o Google Sheets). Il sistema mappa le colonne in automatico: titolo, artista, durata, tonalità, codici SIAE. In pochi minuti hai tutto il tuo repertorio dentro BandCalendar.

Da quel momento esiste una sola versione del repertorio, sempre aggiornata, visibile a tutti i musicisti in tempo reale. Zero Dropbox, zero versioni parallele.

No. La scaletta si costruisce a partire dal repertorio esistente: selezioni i brani che vuoi includere, li ordini con il drag & drop e li organizzi in set (aperitivo, cena, ballo…). Se hai una struttura tipo che usi spesso puoi duplicarla e modificarla per il nuovo evento.

Ogni scaletta mostra in automatico la durata totale e quella di ogni set, così puoi calibrare i tempi senza fare i conti a mano.

No. I musicisti che sono nel tuo team su BandCalendar vedono la scaletta direttamente nell'app web da smartphone o PC. Per chi non è nel team (es. un sub chiamato all'ultimo) puoi condividere un link pubblico della scaletta: lo apre dal browser, senza registrazione. Vede i brani, le tonalità, l'ordine. La scaletta si aggiorna in tempo reale anche per chi la visualizza tramite link.

Apri il brano nel repertorio e modifica il campo che vuoi cambiare (tonalità, note, durata…). La modifica si riflette automaticamente su tutte le scalette che contengono quel brano. Non devi aggiornare ogni scaletta separatamente.

Sì. Dal dettaglio della scaletta clicca su Condividi: ottieni un link che puoi inviare a chi vuoi. Il destinatario può visualizzare la scaletta in sola lettura senza account. Utile per:

• Inviare la scaletta agli sposi per approvazione o richieste
• Mandarla al DJ o all'animatore che collabora alla serata
• Condividerla con il responsabile della location
• Stamparla in PDF con un click dal browser

Sì. Dalla funzione Export del repertorio puoi esportare i brani in CSV o Excel scegliendo le colonne da includere: titolo, autore, codice ISWC, codice SIAE, durata. Il file esportato è pronto per essere utilizzato nelle comunicazioni con la SIAE o caricato nei sistemi di rendicontazione.

I fissi fanno parte della formazione, i sub sono collaboratori: quando sostituisci qualcuno per un evento, il sub vede immediatamente nell'app scaletta, indirizzo e orari — zero rispiegazioni.

In BandCalendar i musicisti fissi fanno parte della formazione del team. I sub vengono registrati come collaboratori con stato "Attivo" o "Inattivo".

Quando sostituisci un membro per un evento specifico, vai nella tab Formazioni di quell'evento e sostituisci il membro con il sub. Il sub, se è nel team, vede immediatamente nell'app tutti i dettagli dell'evento: scaletta, indirizzo, orari, note logistiche. Se non è nel team, puoi condividere il link della scaletta e mandargli i dettagli con un messaggio.

Al momento BandCalendar non ha un sistema di richiesta disponibilità integrato (funzionalità prevista in roadmap). Il modo consigliato è:

• Creare l'evento in BandCalendar con lo stato 'Bozza'
• Comunicare la data ai musicisti tramite il canale che usate già (WhatsApp, email)
• Una volta confermata la disponibilità, assegnare la formazione all'evento
• I musicisti confermati vedono l'evento nel loro calendario BandCalendar

Quando inserisci un compenso per un collaboratore, specifica la percentuale di ritenuta d'acconto (tipicamente 20% o 23% in Italia). Il sistema calcola automaticamente:

• Importo lordo
• Importo ritenuta (lordo × percentuale ritenuta)
• Importo netto da corrispondere al collaboratore

Il riepilogo compensi ti mostra il totale di ritenute da versare all'erario e il totale netto pagato ai collaboratori nel periodo, utile per la contabilità.

Dalla sezione Compensi puoi filtrare per periodo e vedere con un colpo d'occhio quali pagamenti sono ancora in stato In attesa e quali sono già segnati come Pagato. Quando paghi un musicista, cambi lo stato del compenso con un clic. La vista "Per collaboratore" mostra il riepilogo totale di ogni persona nel periodo selezionato.

Prima di ogni evento, dalla tab Logistica assegni all'evento le attrezzature necessarie dall'inventario. Ogni pezzo di attrezzatura ha un proprietario (la band, un collaboratore, noleggio) quindi è chiaro chi deve portarlo.

I musicisti che aprono l'evento nel loro account vedono cosa è stato assegnato. Un semplice controllo nell'app prima di uscire di casa evita il "ho dimenticato il cavo XLR" delle 22:30.

Puoi aggiungere nell'inventario pezzi di attrezzatura o veicoli con proprietà Noleggio, specificando la data di scadenza del noleggio. Il sistema segnala quando un noleggio è in scadenza, così non ti trovi a pagare giorni extra. Assegnandoli all'evento dalla tab Logistica, hai traccia di quando e perché li hai noleggiati.

Non ci sono limiti di formato: puoi caricare qualsiasi tipo di file. BandCalendar li organizza in 3 categorie:

• Documenti — PDF, Word, Excel, PowerPoint, testi, fogli di calcolo
• Multimedia — MP3, WAV, FLAC, MP4, MOV, JPG, PNG, TIFF (audio, video, foto)
• Altri file — qualsiasi altro formato (ZIP, file di progetto audio, ecc.)

Il limite è solo la quota di storage del tuo piano, non il tipo di file. Puoi caricare tracce audio, video, foto della serata, rider tecnico, planimetrie della venue, contratti di noleggio — tutto nello stesso posto.

Dipende da cosa carichi. Come riferimento:

• PDF e documenti Office: 1-5 MB l'uno → con 60 MB (Free) stai a posto per anni
• Foto JPG da smartphone (3-8 MB): con 400 MB (Basic) carichi ~80-100 foto
• Tracce audio MP3 (5-10 MB): con 2,5 GB (Pro) carichi 250-500 tracce
• Video HD (100-500 MB): servono Pro o Business per usarli in modo esteso

Per la maggior parte delle band che usano BandCalendar principalmente per contratti, preventivi e scalette, il piano Free o Basic è più che sufficiente per anni.

No. BandCalendar conserva le ultime 5 versioni di ogni documento. Quando carichi una nuova versione, le precedenti restano accessibili fino al limite: superati 5 upload, la versione più vecchia viene rimossa automaticamente. Il sistema mostra data, autore e numero di versione per ciascuna.

BandCalendar è un'applicazione web ottimizzata per tutti i dispositivi: PC, Mac, tablet, smartphone Android e iPhone. Non serve scaricare nulla dall'App Store o dal Play Store.

Puoi aggiungerlo alla schermata home del tuo smartphone come una PWA (Progressive Web App): si comporta come un'app nativa (icona sulla home, si apre a schermo intero, funziona anche con connessione lenta) senza occupare spazio nell'app store.

Tutti i dati sono salvati sui nostri server, non sul tuo dispositivo. Se perdi il telefono, accedi da un altro dispositivo con le tue credenziali e trovi tutto esattamente com'era. Le misure di sicurezza includono:

• Password cifrate con algoritmo bcrypt (mai salvate in chiaro)
• Connessioni HTTPS/TLS per tutti i trasferimenti dati
• Backup automatici giornalieri dei dati
• Server in Italia, non accessibili da Internet direttamente

Scrivi a [email protected] — rispondiamo entro 24-48 ore nei giorni lavorativi. Puoi anche visitare la pagina Contatti per ulteriori modi per raggiungerci.

Sì, l'integrazione con Google Calendar è già disponibile sui piani Basic, Pro e Business. La sincronizzazione è bidirezionale: gli eventi di BandCalendar vengono esportati automaticamente nel tuo Google Calendar personale, e le modifiche fatte su Google Calendar si riflettono in BandCalendar in tempo reale tramite notifiche push. La si attiva da Impostazioni → Integrazioni.

L'app nativa per iOS e Android non è prevista nel breve periodo: la PWA offre un'esperienza equivalente senza i costi e la complessità di distribuire un'app sugli store. Valuteremo un'app nativa in futuro sulla base del feedback degli utenti.

No, e non è questo l'obiettivo. WhatsApp rimane il canale naturale per la comunicazione informale e in tempo reale con i musicisti. BandCalendar si occupa di tutto quello che WhatsApp non può fare:

• Conservare le informazioni strutturate (date, indirizzi, compensi)
• Avere una sola versione aggiornata della scaletta visibile a tutti
• Tracciare contratti, pagamenti e compensi in modo organizzato
• Avere uno storico permanente e cercabile di ogni evento e cliente

Il workflow ideale: i dettagli importanti vivono in BandCalendar, le conversazioni veloci rimangono su WhatsApp. Così non perdi mai un'informazione critica in mezzo a 200 messaggi nella chat di gruppo.